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【初心者向け】10ステップ☆作家が自分で展覧会(個展)を開く方法

CASAリメイク作家のTammyです。

 

リメイク作家として、これまでに個展を1回、親子展を1回開催しました。

初めて私が個展を開こうと思った時、漠然と会場イメージは湧くけれど、一体いつ、何から手を付けていいのか正直全くわかりませんでした。

当時「どうやって個展を開くのか」を根掘り葉掘り聞けるような個展経験者の友人が周りにはいなかったので、まずはインターネット検索で調べてみて、そこで得た情報を手掛かりに、手探りで準備を始めました。

準備をする中で、失敗もあったり、もう少しこうすれば良かったと思うこともあったけれど、実際に展覧会を開催してみて見えてきたことも沢山ありました。

展覧会当日まで「誰も来てくれなかったらどうしよう」という不安はありましたが、ありがたいことに個展には2日間で300名以上、親子展には5日間で400名以上の方に足をお運び頂きました。

 

私の展覧会自主開催経験は、過去2回だけなので、正直、経験豊富な方では決してありません。

 

けれど、私なりに試行錯誤してきた経験やノウハウが、今後展覧会を開いてみたい方の何かのお役に立てることもあるかもしれません。

 

そんな方のために、私の経験からまとめた展覧会(個展)の開き方を書いてみました。

私の個展の実例も併せてご紹介していきますね♪

STEP1:どんなテーマ(目的や理由)で、何(作品)をどれだけ(数)展示したいのかを整理する

ビジョンマップを作ってみるのもオススメ!
ビジョンマップを作ってみるのもオススメ!

 作家(アーティスト)として個展を開いてみたいと思ったら、まずは漠然とした頭の中のイメージを、整理してみましょう。

考えるのは、この3つです。

  1. 【Why】どんなテーマで個展を開きますか?
  2. 【What】何を展示しますか?
  3. 【How many】数はどれだけ展示しますか?


「どんなテーマか?」は、言い換えるとすれば、
「どうして個展を開くのか?」
「お客さまに何を見てほしいか?」
「作品を通して何を伝えたいか?」


【Why】【What】【How many】が整理できると、会場探しがしやすくなりますし、「これくらいは用意しておかないといけないかな」という予算もざっくりと組めるはず。

逆に言えば、【Why】【What】【How many】がまだ自分でもよくわからない場合は、個展を検討するにはまだ最適な時期に来ていないとも言えます。

私の場合は…

初めての個展は、「Retour du Bonheur ~幸せの再来~ 柴田民緒着物日傘展」という個展タイトルで、着物日傘を展示しました。

【Why】「どうして個展を開くのか?」「作品を通して何を伝えたいか?」というと、

  • 使われなくなった古い着物も、リメイクすれば、日傘に生まれ変わらせることができるという「リメイク」の無限の可能性
  • 生産や着用機会が低迷している日本の伝統的な着物の再評価にも繋がる着物日傘という新しい価値のご提案
  • 着物日傘を知らない方にも存在を知って頂き、新たな命を吹き込まれた着物を見て幸せな気持ちになって頂きたい

もっとシンプルに言うなら、「新しい価値を持つ着物日傘を広く知って頂く」というのがテーマでした。


【What】「何を?」の答えは、「着物日傘」です。


【How many】「どれだけ?」は、20本程度、これ以下だと見て楽しんで頂くには物足りないでしょうし、これ以上の数は私のキャパシティでは無理でした。 

STEP2:会場探しをする

時期の目安:個展開催予定日の約1年~半年前

次にするのは、会場探しです。

 

テーマや展示物の数が決まると、それらを展示できるような会場が少しずつ見えてきますね!

 

展示物によっては、ある程度の広さを必要とするものもあったり、逆に小さな作品で、数も少ないと、あまりに広すぎる会場だとアンバランス。

 

会場探しは、個展を開きたい時期のおおよそ1年前~半年前に始めるのが理想的です。

なぜなら人気のある会場や過ごしやすい季節だと、1年後でも予約が埋まっている場合があるから。

とはいえ、慌てて1年以上前に動く必要もないと私は思います。

なぜなら、そんなに前からの予約を受付していないギャラリーも多くありますし、あまりに先だと途中で事情変更があったり、普通はそんなに長く自分自身のモチベーションを持続しにくいかなと。

作品が季節ものの場合は、やはり季節感がマッチするシーズン、もしくはこれから作品のオンシーズンに入るような時期を個展開催の時期に合わせた方がいいです。

季節外れの作品は、どうしてもイメージがわきにくく、興味を持って頂きにくい(=個展にお越し頂けない)から。

会場は、いわゆる貸しギャラリー(画廊)以外にも、市民ホールやカフェやレストラン、一般開放している貸しスペースなど、色々とありますので、自分のイメージに近く、予算相応の会場を探してみてくださいね。

スタンダードなのは貸しギャラリーですが、利用料金の相場は都市部と地方でも違いますし、都市部でも文化的でギャラリーが集中しているところは相場が高いところもあります。

一般的な都市部の駅近ギャラリーだと、1週間借りると最低10万円位は要るようなことを何度か聞いたことがあります。

もちろん使用料金が安いところも探せばあるかと思いますが、安い理由は実は「アクセスが悪く、集客力が見込めないから」ということもあります。

駅から10分以上離れていたり、目に付かないビルの2階以上だと、通りがかりの方には気軽に立ち寄って頂きにくいため、特に個展初心者にとっては立地の良さが大事です。

また、対会場側に払う費用面で言うと、1日あたり(もしくは時間貸し)の使用料以外に、売上金の何%の手数料がかかるのかも確認する必要があります。使用料が無料で、売上金の何%かの手数料だけを支払う会場もあります。

それから、会場オーナーとの相性もありますし、オーナーがどこまで手伝ってくださるかも事前に確認しておく必要があります。

色々と気になることはメモにまとめておくなど、正式申込をする前にオーナーに確認しましょう。

問い合わせ段階で納得ができれば、正式に会場側に使用申込書を提出し(書面で契約を交わし)、レンタル料を支払います(手付金と残金で振込時期が違うところもあります)。

私の場合は…

個展をするなら、
①花と緑が豊かなお庭のある一軒家ギャラリー
②お花屋さん併設のカフェ
このどちらかがいい!というこだわりがあり、探す範囲は、関西一円に広げました。

条件に合う会場は、最終的には大阪高槻市にある駅近の古民家ギャラリー。

7月に問い合わせ後→8月内覧→正式申込をして、使用料を支払いました。

個展開催は、翌年の6月初めの週末。

1週間単位で借りるのは予算オーバー、かつ当時は子供も小さく、片道1時間かかる会場の往復も含めそんなに家を空けられなかったので、金土の2日間のみでレンタル申込をしました。

日傘は主に春から夏に使うものなので、個展開催時期を検討するにあたって、季節感を意識しました。

けれども、1年近く前に動き出したにもかかわらず、実際に私が当たった数件のギャラリーも、最初にイメージしていた個展の時期(5月のGW前後)では、会場使用がNGだったり、先約がいたりして、結局個展の開催時期を梅雨入りギリギリ前にずらすことになりました。

ギャラリーのオーナーがベテラン、かつとてもお人柄の良い方だったので、個展初心者の私に色々教えてくださったり、助けてくださり、個展終了まで同じ目標に向かって伴走していただけたのが心強かったです。

STEP3:作品以外で個展に必要なもの、会場販売品を検討・準備する

時期の目安:個展開催予定日の約1年~1ヶ月前

どんな作品を展示するかによって、作品以外に用意するものも変わってきますね。

例えば画家や書道家、写真家、イラストレーターさんなどの場合、絵や写真を飾る額や表装など、準備しておく必要があります。

それから、会場で使いたい備品をオーナーに確認し、会場で借りられないクロスや持ち込みの備品なども当日までに用意しておきます。

また、自分の活動を紹介する名刺やリーフレット、プロフィールボード、ご挨拶文なども外注するにせよ、自分で作るにせよ、直前で焦らないようにある程度時間に余裕をもって作っておいた方がいいです。

作品を販売するしないにかかわらず、例えば記念のポストカードなどちょっとした雑貨を会場で販売する場合も、この時期に検討・準備しておくといいかなと思います。

理想としては、自分が個展を開く会場に、自分以外の作家さんの企画展などで何度か足を運び、オーナーとの距離を縮めておいたり、会場の雰囲気を確認して、個展当日のイメージをふくらませておくといいですね。

私の場合は…

私の作品は着物日傘なので、特に額などの用意は必要ありませんでしたが、作品のいくつかは天井から吊り下げたかったので、テグスなどは用意しました。

日傘を開いたらどのくらいのスペースを取るのか、実際に行って置いてみないとわからなかったので、個展までに何度かギャラリーに足を運びました。

また、会場でゲストの皆さんにお茶をお出ししたかったので、そういったことが可能か、給仕スペースがあるかどうかも確認しておきました。

わからないことや気になることは、そのたびにオーナーにメールや電話で問い合わせしました。

印刷物関係は、名刺・リーフレット・プロフィールボードのデザインは自分で考えて、印刷会社(ネット注文できる「イロドリ」など)に印刷を頼んで用意しました。

会場の入り口すぐのところに掲示するご挨拶文は、ワードで書いて、自宅で印刷しました。

作品以外の販売品としては、記念ポストカードを1種類だけ作りました。

準備していると、「あれもしたい」「これもしなきゃ」とどんどん費用がふくらんでくるので、ある程度優先順位を決めて、予算オーバーになりすぎないように注意しました。

STEP4:お手伝いしてくれる方を探す

時期の目安:個展開催予定日の約半年~1ヶ月前

個展は、絶対に全部自分1人ではできません。

自分が体調を崩し当日在廊できない場合もありますし、会期中ずっと自分が在廊する場合でも、やはり何かあればどなたか信頼できる方に会場にいてもらえるようにお願いできる体制を整えておくのがベストです。

お手伝いをお願いする方との関係性もありますが、金銭での謝礼を払わず、ボランティアで手伝うと言ってくださっている場合でも、できれば何かお礼はした方がいいです。

何を手伝ってもらうか、何人お手伝いが必要かが見えてきたら、候補となる方にお願いをして予定を開けておいてもらいます。

直前だと誰にも頼めないことにもなりかねないので、ある程度時間に余裕をもってお願いをしましょう。

私の場合は…

個展は2日間だけでしたが、自分で車の運転ができないので、前日搬入で車を出してもらったり、展示を手伝ってもらう方、当日お客さま対応を手伝ってもらう方、お茶を作って出して頂く方など、合計10名近くの方に色々とお手伝いをして頂きました。

休憩やお昼も取らず、友人たちが皆ずっと笑顔で快く手伝ってくれて、本当に助かりました。

皆さんにはお金以外のもので少しだけお礼をしましたが、やはりちゃんと謝礼をお渡しした方が良かったかもしれないと思いました。

お手伝いをお願いした方同士は今まで面識がなくても、「個展の成功」という同じ目的のために手伝ってくださったので、チームのような団結ムードが生まれ、手伝ってくださった方同士がとても仲良くなったり、最後まで一緒に楽しめたのがうれしかったです。

STEP5:案内状(DM)を作成

時期の目安:個展開催予定日の約3~2ヶ月前

 

個展の開催日程が決まり、個展内容もある程度固まってきたら、個展のご案内状(DM、ダイレクトメール)を作ります。

一般的には、手紙形式よりもハガキでのご案内が多い印象です。

DMに掲載する内容は、

  • 個展のタイトル
  • 個展の簡単な内容、作品写真
  • 個展開催日時
  • 個展場所の住所、アクセス経路がわかる略地図
  • 連絡先(電話やメールアドレス、ホームページアドレスなど)

 

これらは必ず入れておいた方がいいです。

今までに頂いた方のDMの中には、在廊日時を表にして〇を入れられていたこともあります(在廊日の記載はグループ展の場合の方が圧倒的に多いですが)。

DMを作る際の注意点としては、

  • 作品の写真は画像が鮮明で明るいものを選ぶ(←写真やイラストの印象で個展に興味を持って頂けるかが決まることもあるので)
  • 沢山の枚数の郵送を予定している場合は、料金別納郵便印を印刷で予め入れておく(←料金別納郵便印があると、1枚ずつ切手を貼らず郵便局でまとめて払うことができます)
  • 可読性のある大きさの文字にする(←あまりに小さな文字は「読めない」と言われてしまうことが多いです)
  • 最低必要枚数は、「自分が郵送や手渡しする分」+「会場側で配布してもらう分」+「友人や協力店などに置いていただける分」なので、自分が思うよりも数百枚多めに印刷しておく(←印刷料金は数百枚違ってもトータルで数百円ほどしか変わりません。枚数が少ないと割高なので、途中で足りなくなると、再度印刷追加のコストが結構痛いです)

私の場合は…

自分でDMをデザインして、印刷会社(イロドリ)に印刷を600枚で外注しました。

600枚はかなり多いように感じられるかもしれませんが、印刷は沢山刷っても、100枚だけ刷っても、あまり値段が変わらないので、印刷枚数は少し多いかなくらいの方がいいかと思います。

もしも余ってしまったら、個展当日に会場の芳名帳の近くなどに一緒に置いておきます。

DMは、DMをこちらから送付せずに他の方法で知ってお越しになった方が、記念に持ち帰りされることも結構あります。

STEP6:個展の周知(DM発送、SNS、プレスリリース)

時期の目安:個展開催予定日の約2~1ヶ月前

出来上がったDMを郵送します。

どなたに送ったかわからなくなることを防ぐため、予めエクセルなどで送付者リストを作っておくことをお勧めします。

送付者リストを作っておけば、そのデータを利用して、ワードから宛名ラベルを作成することもでき、手書きの手間を省くことができます。

郵送時期は、あまり早すぎても、他の予定がまだ出てなかったり、忘れられたり、紛失されてしまったりします。

かといって、直前すぎると、もう予定が詰まっていてお越し頂けないことも。

封筒などに入れて切手を貼る場合は、シールタイプの切手にすれば、1枚ずつ切り取り水のりで貼り付ける手間も省けます。

郵送以外に、メールやLINEなどで個展のご案内をしたり、SNS(Facebook、インスタグラム、ツイッターなど)を利用して、身近な友人以外の方にも個展を知って頂ける機会を増やします。

もしも余力があれば、ぜひ新聞社宛のプレスリリースにもチャレンジしてみましょう!

プレスリリースは企業や有名人だけがするものではなく、個人で活動する私のような作家でもチャレンジすることができます。

プレスリリースの内容は、個展の内容を一方的にPRするようなイメージではなく、どちらかというと自分の活動を知って頂き、メディアの方々に報道する価値を感じて頂くことの方が大事です。

たとえ個人であっても、取材内容がタイムリーな話題であったり、ユニークな活動、面白い取り組みであったりすると、取材に来て頂けることもあります。

プレスリリースは、メールだとすぐに削除されてしまったり、見つけて頂けなかったりするので、新聞社のホームページ掲載の最寄りの支局に郵送するか、支局がわからない場合は本社の情報提供先をお問い合わせ窓口等でご確認されてからの郵送をお勧めします。

もしお願いできそうだったら、地域のラジオ局で個展の情報をご紹介してもらうのもいいと思います!

私の場合は…

作ったDM600枚のうち、半分ほどは郵送したり手渡しをし、数十枚ほどはギャラリーや協力店などに置いて頂きました。

手元に残ったDMは、個展開催中に会場に置いておきました。

ご住所のわからない方にはメールでのご案内もしました。

SNSは、Facebookでイベントを作成し(※どなたでも閲覧可能な公開イベントにする)、来て頂きたい方にご案内しました。

Facebookのイベントのご案内は、迷惑に思われる方も中にはいらっしゃるかと思いますが、ご案内をスルーされたり不参加の表明をされても凹まないようなメンタルも大事です。

プレスリリースは、初チャレンジで全国紙5社と地方紙1社に送り、結果、ありがたいことに2社から取材をして頂くことができました。

購読紙で掲載記事を見てわざわざ記事を切り取って個展にお越しくださったお客さまもいらっしゃったり、新聞記事を見たテレビ局の関係者の方から新たに個展当日の現場取材のご依頼を頂いたこともありました。

また、ラジオ局の方に活動に興味を持って頂き、アトリエ取材に来て頂くことができました。

STEP7:搬入

時期の目安:個展開催予定日の前日もしくは前々日

いよいよ個展に展示する作品を会場に搬入します。

搬入日は、個展開催初日の前日のことが多いですが、会場によっては搬入日も使用料金が別途かかってくる場合があったり、会場の休館日に搬入作業をする場合もあるので、注意してください。

 

会場周辺は道が狭くて、一方通行だったり、車が入らないこともあったり、会場併設の駐車場がない場合もあるので、車での搬入の注意点はあらかじめオーナーに確認しておいた方がいいです。

展示作品のレイアウトをあらかじめ図に書いておくなどすると、搬入もスムーズですね。

とはいえ、実際に会場に行ってから、展示イメージを思いつく場合もあるので、そのあたりは臨機応変に。

作品によっては、机を運んだり、梯子に登って高所で作業したり力仕事が入ることもあるので、服装は動きやすいパンツスタイルがベターです。

もし可能であれば、力仕事を手伝ってもらえるご家族や友人に搬入を手伝ってもらえるといいですね。

搬入日は基本的に会場オーナー立ち合いのもとで行われます。

壁面展示や備品の移動など、オーナーに確認するなど会場ルールに従ってください。

搬入が終了したら、手伝ってくださった皆さんやお友達とちょっとした前祝(オープニングパーティ)をされる方もいます。

展示の様子を写真に撮って、SNSでご紹介して、会場の雰囲気を伝えるのもいいかと思います!

私の場合は…

友人に車を出してもらい、搬入から展示まで丸1日、友人数名に作業を手伝ってもらいました。

会場オーナーご夫妻にも高所の展示や作品展示のバランスを見て頂くなど、搬入日も色々と手伝ってくださいました。

作品展示のレイアウトは、いざ会場に行くと自分1人では色々と迷ってしまい、友人たちのアドバイスがとてもありがたかったです。

搬入作業の終了後、手伝ってくださった皆さんとお茶で前祝!

その後皆さんもSNSでお友達に個展を紹介してもらったりして、個展スタートを盛り上げました。

搬入日はかなり疲れるので、個展初日に向けて、極力早く就寝するようにしました(と言いつつ、興奮してなかなか寝付けずでしたが)。

STEP8:個展開催

時期の目安:個展開催当日

初めての個展は、私もそうでしたが、始まるまでは不安と緊張でいてもたってもいられない状況かもしれません。

けれど、個展はたくさんの方に作品を見て頂く絶好の機会です。

ぜひその機会を、お越しいただいた皆さんとの時間を、めいいっぱい楽しんでください!

作品を販売する場合は、購入希望の方に購入申込書(オーダーシート)を書いて頂き、代金は現金でその場で払っていただく場合は領収証を発行します。

後日振込の場合は、振込先をお知らせします。

購入頂いても、作品は通常会期終了までは展示して、後日発送としますので、その旨をお伝えしてください。

売約済み作品は、作品のキャプション(タイトルカード)に赤丸シールを貼っておくことが多いようです。

個展で記念のポストカードなどを販売される場合は、現金購入になるかと思いますので、お釣りの小銭のご用意をお忘れなく!

私の場合は…

個展にお越しいただいた方にご挨拶やご説明をする以外に、作品やポストカード購入希望の方の対応、オーダーメイドのご相談など、1度に1人で対応しきれず、お待ち頂くこともあり、反省点も多いです。

友人数名にお手伝いを分担していたので、困ったときに助けてもらい、とても助かりました。

ですが、お客さまが途切れることがなかったため、お昼休憩すら取ってもらえず、本当に申し訳なく思いました。

色々予想していても、予期せぬトラブルやハプニングは起こりうるので、それも含めて、個展を皆さんと楽しむイメージで会期2日間を過ごしました。

お越し頂いたお客さまが沢山SNSでご紹介してくださったので、後日ブログでご紹介リンク集を作りました。

STEP9:搬出・精算

時期の目安:個展開催最終日もしくはその翌日

個展が終わったら、会場に展示してある作品や備品を片付けます。

個展最終日の展示を数時間早めに終了し、当日に搬出もあれば、最終日の翌日の搬出もあります。

作品の梱包が終われば、キャプションや壁面展示した書類等を両面テープなどで貼り付けていた場合は、すべて丁寧にはがします。

掃除をして、出たゴミは通常は自分で持ち帰りますので、ゴミ袋の持参はお忘れなく。

オーナーに売上明細表を提出して、精算をします(後日集計&精算の場合もあります)。

忘れものに注意し、会場の鍵をオーナーに返却し、私物をすべて持ち帰ります。

私の場合は…

個展最終日に2時間ほどで撤去しました。

作品につけたキャプションが思いのほか剥がれにくいことがありました。

通常の両面テープよりも糊がゆるめで跡が残りにくく、かつ剥がれにくい両面テープを使用されることをお勧めします。

作品や重い備品の持ち帰りがあったので、家族に車で迎えにきてもらいました。

売上金はすべて一旦オーナー側で管理して頂き、売上手数料の支払い精算を含め、全て後日対応でした。

STEP10:お礼状送付

時期の目安:個展開催最終日翌日から1週間以内

半年後に出した季節のご挨拶ハガキです。
半年後に出した季節のご挨拶ハガキです。

個展にお越しいただいた方で、芳名帳に氏名と住所を書いてくださった方にお礼状を送ります。

ハガキの裏面の通信欄や封書で、個展にお越しくださったお礼を簡潔に書いたり、個展風景や作品の写真を一緒に印刷して送ることが多いです。

個展直後は事後的な対応で忙しく、なかなか時間が取れないかもしれませんが、できればお礼状の送付は個展最終日の翌日から1週間以内がお勧めです。

郵便ではなくメールでのお礼は、郵送よりもカジュアルにはなりますが、早くお礼を伝えたい場合には有効です。

私の場合は…

少しイレギュラーかもしれませんが、まず個展後数日以内にお礼のメールを芳名帳にご連絡先を書いて頂いた方にお出ししました。

メールアドレスがわからない方には、SNSを経由してお礼を書きました。

それから個展終了後、半年後に寒中見舞いの形で改めてお礼を兼ねたご挨拶状を自分でデザインし、手書きの一言メッセージを添えて郵送でお送りしました(写真ご参考)。

まとめ:ワクワクするなら、まず1歩前に踏み出してみましょう!

ここまで、個展開催が初めての方に向けて個展の開き方を10ステップで書いてきました。

いかがだったでしょうか?

自分が個展を開くイメージはわいてきましたか?

上記STEPには書いていませんが、もちろん主役の展示作品の制作も同時並行で進めてくださいね!

「色々やることが多くて、何だか大変そうだなぁ…私には無理かも」と思われたかもしれません。

はい、確かに個展を開くということは、お金も、エネルギーも、時間も、本当に沢山費やさないといけなくて、大変なことかもしれません。

こだわり出すとキリがなく、私も何度も底なし沼に落ちてしまったような気持ちになったり、自分の無力さに落ち込んで悔し泣きしてしまったこともあります。

でも、もしあなたがこのブログを読んでワクワクされたのなら、ぜひ個展に向けて第一歩を踏み出されることをお勧めします!

 

もちろん個展は良いことばかりが起こる訳ではありませんし、夢物語でもありません。

けれど、勇気を出して個展をしてみたことで、ここには書ききれない、お金には代えられたい宝物、例えば沢山の素敵な方との出会いや、心が豊かになる経験をすることができました。

あなたのこれからの何かのご参考になれば幸いです。

 

以上、傘リメイクのFAQでした。

 

ここまでお読みいただき、ありがとうございました。


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